Les projets open source fonctionnent très bien depuis des années de manière distribuée et à distance. Cet article présente comment certaines pratiques de l'open source peuvent être adaptées et appliquées dans l'entreprise pour être plus efficace à distance.
Avant d'aborder les solutions que peut apporter l'open source, il convient de rappeler quels sont les principaux défis du travail à distance.
Sur les 8 catégories de défis organisationnels que nous avons identifié 6 sont complètement dépendants du groupe (communication, management, confiance, méthodes, culture, culture de l'écrit).
Que mettent en place les projets open source pour éviter ces écueils ?
Abordons tout d'abord quelques pistes concernant le management :
Les projets open source fédèrent des contributeurs d'origines très différentes (entreprises ou individus) autour d’un objectif commun. C’est ce qui est à la base de la motivation des membres de la communauté. Sans objectif commun, pas de communauté.
Adaptation dans l’entreprise
Proposer une vision, un projet auquel l’ensemble des salariés peut adhérer.
Cela peut paraître évident de dire qu'il faut un projet commun dans une entreprise mais c'est moins simple qu'il n'y parait. En effet, il arrive souvent que le projet de l'entreprise devienne quelque chose qui ne s'adresse qu'à un groupe restreint de personnes : Devenir le leader de tel secteur, réaliser tel chiffre d'affaire, être les meilleurs sur cette innovation, etc.
Il faut proposer quelque chose de plus inspirant pour qu'un maximum de personnes dans l'entreprise y adhèrent. C'est d'autant plus critique à distance car c'est le projet qui va constituer le lien principal des personnes avec leur travail, la raison pour laquelle elles se lèvent le matin. Une solution pour exprimer cette vision est d'être clair sur le ou les problèmes que l'entreprise résout pour ses clients.
Les projets open source ne peuvent pas se baser sur le lien de subordination entre l'entreprise et le salarié. Les project leads doivent ainsi être présents pour aider la communauté, lui permettre de faire avancer le projet et ne pas exercer un contrôle trop fort, au risque de décourager le contributeur.
Adaptation dans l’entreprise
Les managers doivent être extrêmement présents à distance, disponibles mais pas intrusifs.
Le travail à distance nécessite d'adapter sa posture de manager, il faut favoriser l'autonomie et donc ne pas être dans le contrôle permanent. Cependant, il faut aussi être très "présent" pour les personnes moins autonomes ou qui ont besoin d'une aide ponctuelle. Le manager à distance doit, comme le lead du projet open source, tout faire pour que rien ne bloque le travail de l'équipe et réagir quand un problème est détecté.
Un manager à distance pourra ainsi facilement détecter son comportement dérive à chaque fois qu'il aura besoin de s'appuyer sur le lien hiérarchique pour faire avancer une tâche.
Un des défis majeurs du travail à distance est la confiance. Comment un projet open source, qui regroupe des personnes qui ne se connaissent pas au départ, arrive à établir un relation de confiance au sein de la communauté :
La confiance n'a de valeur que si elle est réciproque. Un projet open source doit donc mettre en place le nécessaire pour que les contributeurs qui rejoignent la communauté aient confiance dans le projet. La transparence est un des éléments qui permet d'obtenir cette confiance : le fonctionnement et les décisions sont publiques et peuvent ainsi être justifiés. Au contraire les projets open source qui ont une gouvernance opaque auront du mal à attirer des contributeurs extérieurs.
Adaptation dans l’entreprise
Supprimer les freins pour accéder à l’information (droits d’accès, facilité pour retrouver un document, etc) et aux décisions (comptes-rendus de réunion, etc)
La transparence au sein de l'entreprise permet aussi d'établir la confiance avec le salarié. Si les informations qui ont mené aux prises de décisions sont disponibles à un maximum de personnes, cela permettra au salarié de mieux comprendre les raisons des priorités et des tâches à réaliser.
Bien sûr, dans certaines entreprises ou pour certains sujets (confidentialité, sécurité, etc), il peut être difficile d'être complètement transparent. Dans ce cas, l'information doit tout de même être disponible mais pas forcément ouverte à tous et c'est le moyen pour y accéder qui doit être transparent. Les personnes savent ainsi que si elles ont besoin de telle ou telle information, elles peuvent y accéder en suivant la procédure.
Un des griefs qui revient souvent sur le travail à distance est : "A distance, ma culture d'entreprise va se perdre" ou "Il n'est pas possible d'entretenir l'esprit d'équipe avec des gens qui sont tout le temps en télétravail".
Ce n'est pas le cas de tous les projets open source, mais un certain nombre arrive à créer une communauté avec un vrai esprit d'équipe, une solidarité et une culture commune.
Quelles sont les clés de ces projets pour créer et entretenir leur culture ?
Les conférences annuelles des projets open source sont un moyen pour échanger sur des sujets techniques, avoir des moments de créativité en commun et bien sûr pour créer des liens en partageant des moments informels ou de détente.
Adaptation dans l’entreprise
Créer des séminaires / team retreats qui combinent ces différents moments (échanges techniques, créativité et détente)
Les séminaires d'entreprise sont très communs, cependant, il me semble intéressant de s'inspirer de la manière dont sont organisées les conférences des projets open source pour créer des événements qui permettent réellement ces 3 types d'interactions de manière équilibrée : avoir des moments de diffusion de l'information (talks), des moments de créativité (workshops) et des moments de détente.
Idéalement, le programme doit être construit de manière collective pour impliquer un maximum le groupe dans l’événement. A distance, l'effort pour l'organiser se justifie pleinement car c'est ce qui va permettre de créer la cohésion de l'organisation pour l'année à venir.
La culture d'une communauté est définie par le comportement des personnes qui la compose. Si un projet open source ne veut pas que sa culture soit dépendante de quelques individus qui pourraient "polluer" le projet, il convient d'éclaircir ce que la communauté encourage comme comportement et ce qu'elle refuse (lire ou relire à ce sujet l'excellente présentation "Assholes are killing your project"). C'est l'objectif d'un code of conduct.
Adaptation dans l’entreprise
Ecrire un code of conduct partagé et revu collectivement et régulièrement
Le code of conduct va permettre d'éclaircir les attentes, en effet, si on ne pose pas de règles, les personnes peuvent s'exprimer "sans filtre" ce qui peut avoir un résultat très négatif. En établissant des règles, on ne limite pas l'expression des personnes, on évite simplement les malentendus.
C'est d'autant plus important quand les gens travaillent à distance, car souvent la communication va passer par un chat de groupe (type Slack ou MS Teams) et les personnes vont essayer de recréer le ton des discussions informelles. Pour éviter tout dérapage, un code of conduct permettra d'être clair sur la culture d'entreprise que l'on souhaite créer. Pour que ce code of conduct ait le plus de poids, il est important de l'écrire et le faire évoluer de manière collective.
Les problèmes de communication sont le défi le plus cité par les personnes qui pratiquent le télétravail.
Analysons quelles pratiques utilisent les projets open source pour bien communiquer :
Les projets open source doivent s'appuyer sur une communication fondamentalement asynchrone pour s'adapter aux contraintes de localisation ou de priorité des membres de la communauté. Quand un contributeur travaille sur un projet open source, il n'a pas de garantie que les autres contributeurs sont disponibles. Il doit donc faire en sorte de pouvoir fonctionner de manière autonome et synchroniser son travail de manière asynchrone avec le reste de la communauté.
Les temps de latence sont minimisés et les besoins d'interaction passent au maximum par les outils qui permettent à chacun, quand il se reconnecte, d'avoir une vue rapide de ce qui a été fait ou est en cours par le reste de la communauté.
Adaptation dans l’entreprise
Identifier les contraintes synchrones et forcer la compatibilité avec l’asynchrone
L'entreprise qui travaille en présentiel va avoir tendance à fonctionner par défaut en synchrone, aussi le travail de chacun peut rapidement être bloqué car en attente du prochain moment d'interaction synchrone qui permettra de le faire avancer.
Une des erreurs souvent commises en mettant en place le travail à distance par ces entreprises est d'adapter les méthodes de communication du présentiel à distance. Et c'est devenu très simple avec les outils actuellement à disposition (Slack, Zoom, etc). Cependant, une entreprise devient beaucoup plus performante en travail à distance quand elle met en place des pratiques compatibles avec une communication asynchrone.
Pour y arriver, il faut évaluer le fonctionnement actuel : comment les personnes interagissent, en synchrone ou en asynchrone, et pour chaque moment synchrone essayer d'imaginer une manière de le faire en asynchrone. Les moments de communications synchrones restent pertinents dans certaines situations mais la grande majorité peut se faire en asynchrone. Faites l'exercice !
La culture de l'écrit est très liée à la communication asynchrone. Les projets open source s'appuie sur l'écrit pour faire passer un maximum d'information. En effet, cela permet à une personne extérieure à la communauté de comprendre le fonctionnement, l'état d'avancement et la direction du projet open source, sans qu'un contributeur ait tout à lui expliquer.
Les projets open source tracent ainsi les ensemble des informations dans un wiki ou un espace documentaire, les tâches dans un issue tracker, etc
Adaptation dans l’entreprise
Mettre en place les outils pour collaborer par écrit, tracer toutes les productions.
La transmission orale d'une information est rapide mais elle est éphémère et devra être répétée la prochaine fois qu'une personne en aura besoin (idéalement sans déformation). Une information écrite et disponible permet à l'entreprise de travailler de manière asynchrone, d'être sûr qu'elle n'est pas déformée et qu'elle peut aussi être diffusée plus facilement. L'entreprise doit effectuer un effort supplémentaire au départ pour mettre en place la rigueur de documenter les choses par écrit mais, une fois la pratique en place, cela accélère grandement le travail (et encore plus à distance).
La dernière catégorie de défis du travail à distance concerne les méthodes. De nombreux télétravailleurs se plaignent que l'organisation du travail est moins claire à distance.
Quelles sont les méthodes des projets open source ?
En ayant des processus clairement définis, les projets open source garantissent que les contributeurs comprennent le fonctionnement du projet et peuvent intervenir sur n'importe quelle tâche (dans les limites de leurs capacités bien sûr).
Adaptation dans l’entreprise
Documenter les processus de façon légère et compréhensible
L'entreprise travaillera mieux à distance si elle formalise ses processus de travail. Cela permettra d'intégrer facilement les nouveaux arrivants et à chacun de s'y référer pour être sûr de n'oublier aucune étape.
Bien sûr, il convient de garder cette documentation des processus légère et compréhensible. Comme les projets open source, vous devez faire en sorte que quelqu'un de nouveau puisse comprendre de manière autonome comment l'entreprise fonctionne.
La documentation des processus permet à tous de potentiellement travailler sur n'importe quelle tâche. Les projets open source doivent également faire en sorte que l'ensemble des outils nécessaires soit disponible pour tous. En effet, un outil non disponible est un frein supplémentaire à l'intervention d'un nouveau contributeur.
Adaptation dans l’entreprise
Casser les silos, donner les moyens à tous d’utiliser la chaîne complète des outils
Pour travailler à distance, l'autonomie est clé. Aussi, en donnant la possibilité à tous d'accéder aux moyens nécessaires pour réaliser l'ensemble des tâches de l'entreprise, vous donnez la possibilité à un maximum de personnes d'effectuer leur travail sans être bloqué. Il faut donc, dans la mesure du possible, ouvrir (ou du moins faciliter) les accès aux outils.
Nous avons pu voir que les pratiques de l'open source que l'on peut intégrer dans l'entreprise pour améliorer le fonctionnement à distance sont nombreuses (et cet article n'est pas exhaustif).
Ce dont on se rend compte, c'est que les pratiques des projets open source sont construites autour de la construction de la communauté et pour permettre à cette communauté de collaborer et co-construire. Ces pratiques seront d'autant plus fortes que la communauté sera impliquée dans leur définition et leur évolution.
Ma préconisation pour avoir une entreprise efficace en travail à distance sera donc d'appliquer ce même principe : Impliquer au maximum le collectif dans la définition et l'évolution des pratiques
Pour aller un cran plus loin et intégrer au maximum les bonnes pratiques dans votre organisation du travail à distance, vous pouvez aller jeter un oeil sur notre solution Dr. Remote qui vous guide de manière automatique dans l'amélioration du travail à distance.
Cet article est issu d'une présentation (à télécharger ici) réalisée pour le meetup So Libre "L'Inner Source ou comment transposer les bonnes pratiques de l'Open Source dans l'entreprise!"
